Nowe podejście do zarządzania zmianą w IT

Artykuł opisuje przykład firmy Netia, która wdrożyła uporządkowaną kulturę zarządzania zmianą informatyczną. Dzięki temu IT może teraz bardziej koncentrować się na efektywnym dostarczaniu wyników, które w coraz większym stopniu służą rzeczywistym potrzebom pracowników.

Krok po kroku: struktura procesu

W Netii powołano Change Management Team (CMT), którego zadaniem jest weryfikacja zgłaszanych zmian. CMT decyduje, czy zmiana jest kompletna, konieczna i czy należy ją przekazać do dalszego etapu procesu. To ważny etap, ponieważ umożliwia zestawienie potrzeb oraz komunikację opiekunów systemów z różnych działów firmy. Pozwala to na eliminację zbędnych, zdublowanych lub niekompletnych wniosków.

Zatwierdzone przez CMT zmiany trafiają do koordynatorów projektu z Project Management Office (PMO). PMO stanowi interfejs IT dla biznesu. Odpowiada za wewnętrzną weryfikację wniosku, w tym analizę kosztów i korzyści biznesowych. Jeśli spodziewane korzyści są mniejsze od kosztów, zmiana nie jest wdrażana.

PMO realizuje zmianę, opierając się na centrach kompetencyjnych, które skupiają projektantów i architektów systemów. Wprowadzono także nadzór nad implementacją zmiany i rozwiązywaniem bieżących problemów. PMO odpowiada również za nadzór nad testami odbiorczymi i regresyjnymi.

Efekty wdrożenia

Uruchomienie CMT wraz z PMO, opartym na centrach kompetencyjnych, pozwoliło Netii znacząco zwiększyć produktywność działu IT. Klarowny proces umożliwia sprawne zarządzanie IT i pełną kontrolę nad trwającymi zmianami. Wdrożono narzędzia do analizy trendów, takich jak terminowość i jakość wprowadzania zmian. Ciągły wzrost produktywności sięga kilkudziesięciu procent.

Równoległe prowadzenie analizy kontrolingowej i technicznej skróciło czas wdrożenia zmiany o kilkanaście dni. Przy blisko tysiącu zmian rocznie, Netia oszczędza w ten sposób dużo czasu.

Kluczowe wnioski

• Zarządzanie zmianą IT jest kluczowe dla dużych organizacji.
• Wdrożenie struktury CMT i PMO zwiększa efektywność działu IT.
• Analiza kosztów i korzyści jest niezbędna do podejmowania trafnych decyzji.
• Równoległe procesy skracają czas wdrożenia zmian.
• Narzędzia do analizy pozwalają na ciągłe doskonalenie procesu.