Sukces COI i uratowanie projektu PL.ID

.gov w domenie, .com w działaniu – to hasło COI, które oznacza czerpanie z najlepszych praktyk obu światów, łącząc misję publiczną z rynkową efektywnością. Przy przejmowaniu projektu PL.ID przyjęto założenie „spalonej ziemi”, zaczynając od zera, bez dokumentacji i działających produktów. To podejście, oparte na skrajnym pesymizmie, okazało się skuteczne. Kluczowe było również przejęcie całego obszaru kryzysowego, rozpoznanie bojem i budowanie wiedzy w trakcie działania (learning by doing). Ważnym elementem była umiejętność przecięcia zasad networkingowych na rzecz merytokracji oraz zaufanie właściciela projektu do metod działania COI.

COI zmodernizowało dwa centra przetwarzania danych, przeniosło infrastrukturę PESEL do bezpiecznej lokalizacji, zbudowało Zintegrowaną Infrastrukturę Rejestrów oraz System Rejestrów Państwowych (SRP), obejmujący PESEL 3.0, Rejestr Dowodów Osobistych, Bazę Usług Stanu Cywilnego, System Odznaczeń Państwowych i Centralny Rejestr Sprzeciwów. Przeprowadzono również szkolenia dla ok. 14 tys. użytkowników końcowych. Optymalizacja architektury SRP przyniosła budżetowi państwa 30 mln zł oszczędności rocznie.

Kultura projektowa i zarządzanie zmianą

Wprowadzenie kultury projektowej wiązało się z oporem i próbami obejścia struktur projektowych. Kluczowe było przeciwstawienie emocjom faktów i danych oraz silna, kompetentna struktura po stronie klienta i użytkowników. W MSW dużą rolę odegrali wiceminister Rafał Magryś i dyrektor Roman Kusyk, którzy wprowadzili nowe podejście do realizacji projektów IT. Istotne było również powołanie koordynatorów wdrożenia w urzędach wojewódzkich i lokalnych administratorów systemu w gminach.

Największe obawy budziła skala zmiany i brak zaufania do projektów IT w administracji. Nowy System Rejestrów Państwowych to nie tylko narzędzie, ale też zmiana sposobu rejestrowania obywateli i wydarzeń z ich życia. Kluczowe było odejście od myślenia kategoriami infrastruktury na rzecz korzyści dla obywateli i użytkowników.

User Experience i Citizen Centered Design

W COI zorganizowano zespół UX pod kierownictwem Marcina Malickiego, który tworzy fundament publicznych e-usług, czyli portal obywatel.gov.pl. Citizen centered design oznacza określanie skali korzyści z wprowadzanych zmian i rygor mierzalnych efektów. W praktyce często mniejsze projekty przynoszą bardziej namacalne efekty i wymierne korzyści.

Efektywność i optymalizacja

Zespół odpowiedzialny za infrastrukturę i utrzymanie, kierowany przez Sebastiana Zduńczyka, skupił się na optymalizacji kosztów i zasobów. Powstała Zintegrowana Infrastruktura Rejestrów, a koszty utrzymania systemu spadły o ponad połowę. Mniej sprzętu to mniej kłopotów dla użytkowników – do pracy w systemie po stronie gminy wystarczy komputer z przeglądarką.

Powstanie pionu deweloperskiego, kierowanego przez Michała Głowińskiego, było przełomem. Zbudowanie zespołu analityków i programistów w instytucji państwowej uznawano za niemożliwe, ale okazało się nie tylko wykonalne, ale i wartościowe.

Metodyki zwinne i kultura organizacyjna

W COI postawiono na metodyki zwinne, w tym na Scrum, które są rygorystyczne, ale pozwalają na elastyczne dostosowanie się do potrzeb projektu. Ania Jaczkowska pracuje nad konsolidacją doświadczeń i wypracowaniem własnego procesu projektowego w COI. Kultura organizacyjna i ludzie są ważniejsi od procedur. COI łączy cechy przedsiębiorstwa i instytucji publicznej, co pozwala na elastyczne i autonomiczne działanie, przy zachowaniu zasad sektora publicznego.

Państwo usługowe – wizja i wyzwania

Nikodem Bończa Tomaszewski stawia diagnozę, że państwo działa w anachronicznym modelu regulacyjnym, charakterystycznym dla epoki przemysłowej. Przeciwstawia mu ideę państwa usługowego, solidarnego z obywatelami, a nie sprowadzającego się do zbioru instytucji i procedur. Cyfryzacja jest najprostszym i najtańszym czynnikiem zmiany. Polska ma 10 mld zł na cyfryzację z funduszy UE i nie można tych pieniędzy zmarnować.

Minister Anna Streżyńska prowadzi reformę cyfryzacji, a do MC przeszły z MSWiA rejestry państwowe, COI i portal obywatel.gov.pl, który jest zalążkiem polskiego gov.uk. Problemem ePUAP jest odzwierciedlanie logiki „papierowej” administracji. Brakuje usług transakcyjnych, umożliwiających realne załatwienie sprawy online.

Ideałem cyfrowego państwa w 2020 r. jest wdrożenie modelu usługowego, komunikacja prostym językiem, adekwatne kompetencje IT w sektorze publicznym i kilkaset e-usług na portalu obywatel.gov.pl.

Podsumowanie

Wywiad z Nikodemem Bończą Tomaszewskim ukazuje drogę, jaką przeszło COI, ratując projekt PL.ID i budując podwaliny pod cyfrową transformację państwa. Kluczowe elementy sukcesu to: nastawienie na obywatela, zwinne metodyki, budowanie kompetencji wewnątrz administracji i konsekwentna realizacja wizji państwa usługowego. Polska stoi przed szansą wykorzystania funduszy unijnych na cyfryzację i zbudowania nowoczesnego, efektywnego państwa, które służy obywatelom. Wyzwania są ogromne, ale cel jest wart wysiłku.