Typowe problemy we współpracy IT z biznesem

• Biznes zgłasza pomysł jako kluczowy, ale brakuje osób do napisania założeń.
• Rozwiązanie IT jest gotowe, ale nikt nie chce go testować.
• Założenia projektu zmieniają się w trakcie testowania.
• Pomysły IT na usprawnienia biznesowe są ignorowane z powodu braku zaangażowania.
• Menedżerowie narzekają na architekturę i czas dostarczania rozwiązań, ale nie są otwarci na usprawnienia.

Odpowiedzialność za niepowodzenia często spada na IT, mimo że dział IT nie zawsze ma pełną kontrolę nad sytuacją. Czy na pewno?

Problem komunikacji: brak wzajemnego zrozumienia

Głównym problemem jest brak wzajemnego słuchania i zrozumienia potrzeb. Zamiast skupiać się na celu, dyskusje koncentrują się na technicznych aspektach rozwiązania. Prowadzi to do frustracji, konfliktów, a nawet tworzenia przez biznes własnych rozwiązań poza kontrolą IT.

Przykład:

Biznes poprosił o przeniesienie funkcjonalności sprzedaży kart z systemu A do systemu B, co miało zwiększyć sprzedaż. IT oszacowało czas realizacji na kilkaset dni roboczych. Biznes zareagował negatywnie, twierdząc, że to prosta zmiana. Eskalacja konfliktu dotarła do prezesa, pojawiły się oskarżenia o nieudolność IT i sugestie szukania rozwiązań na zewnątrz.

Sytuację uratowała zmiana podejścia. Zamiast dyskutować o rozwiązaniu, IT zaczęło zadawać pytania o rzeczywiste potrzeby biznesu:

IT: Na czym wam najbardziej zależy?

Biznes: Chcemy przenieść funkcjonalność sprzedawania kart z systemu A do systemu B.

IT: Co dzięki temu osiągniecie?

Biznes: Będziemy mogli dołączyć do sprzedaży nowych produktów obecnych klientów.

IT: Po co naprawdę chcecie dołączyć obecnych klientów?

Biznes: Będziemy mogli zaoferować im karty lojalnościowe.

IT: Co dzięki temu uzyskacie?

Biznes: (zdenerwowany) Nie zadawaj bezsensownych pytań!

IT: Wiem, że wydają się bezsensowne. Zależy mi na tym, żeby pomóc ci zrealizować cel, dlatego chcę zrozumieć, o co ci chodzi. Powiedz, co jako biznes uzyskacie dzięki kartom lojalnościowym?

Biznes: Będziemy mogli zwiększyć liczbę wydawanych kart.

IT: Czyli zależy ci na wydaniu większej liczby kart lojalnościowych?

Biznes: Tak, przecież o tym mówiłem na początku!

IT: Co dzięki temu uzyskasz?

Biznes: Mam takie plany sprzedażowe i muszę się z nich wywiązać.

IT: Czyli chodzi o to, abyś mógł wywiązać się ze swoich obowiązków, spełnić oczekiwania szefów.

Biznes: No tak.

Dzięki tej rozmowie okazało się, że cel biznesowy można osiągnąć w kilka dni, stosując proste rozwiązanie, a nie pierwotnie proponowane, wymagające kilkuset dni pracy.

Kluczowe wnioski

Ten przykład pokazuje, jak ważne jest zadawanie pytań i dążenie do zrozumienia prawdziwych celów biznesowych. Skuteczna komunikacja i partnerskie podejście są kluczowe dla sukcesu projektów IT i budowania silnej pozycji CIO w organizacji. Zrozumienie potrzeb biznesu pozwala na zaproponowanie efektywniejszych i szybszych rozwiązań, co zwiększa zaufanie i wzmacnia współpracę. Pamiętajmy, że technologia jest narzędziem do realizacji celów biznesowych, a nie celem samym w sobie.

Słowa kluczowe: CIO, IT, biznes, komunikacja, zarządzanie, technologia, współpraca, projekty IT, efektywność, przywództwo, strategia IT