Zaopatrzenie nie nauczy się IT

Wydatki na IT stanowią istotny odsetek firmowych kosztów. Charakter tych wydatków (opex vs capex) będzie się zmieniać, szczególnie w kontekście upowszechnienia cloud computingu. Część zakupów IT może zostać sprowadzona do pozycji, którymi lepiej zarządzać będzie firmowy dział zakupów. Realizacja możliwości ewolucji kupowania IT na podobieństwo kupowania energii elektrycznej oznaczałaby stopniowe przesunięcie decyzyjnego środka ciężkości poza IT. Rozwój SaaS oznacza większe zaangażowanie strony biznesowej w decyzje zakupowe.

„Są obszary nabywania sprzętu lub usług IT, które nie wymagają specjalistycznej wiedzy i zwykłe działy zakupów mogą przeprowadzić ich skuteczny proces zakupowy. Standaryzacja jest więc możliwa, ale z pewnością nie we wszystkich elementach” – mówi Miikka Savolainen, CEO w firmie outsourcingowej Itella Information Polska.

Specjaliści organizacji zaopatrzenia uważają, że uniwersalny dział zakupowy nie może obecnie zoptymalizować zakupów IT. Wiedza o technologii nadal ma znaczenie kluczowe. „Uniwersalny dział zaopatrzenia nie jest w stanie samodzielnie i skutecznie zoptymalizować zakupów IT. Potrzebna jest specjalistyczna wiedza i doświadczenie” – uważa Łukasz Sokołowski, Country Manager w firmie Kloepfel Consulting.

„Zakupy IT muszą być przeprowadzane wraz z odpowiednimi osobami z działu IT, które wniosą merytoryczny wkład do zapytania ofertowego. Pełna i ścisła współpraca na każdym etapie zapytania ofertowego pomiędzy IT a działem Procurment jest kluczowa” – mówi Krzysztof Wykręt, Business Information Solutions Manager w firmie farmaceutycznej Sanofi-Aventis Polska.

To nie jest kraj dla ufnych ludzi

Poza zjawiskami o charakterze futurystycznym, zakupowe „tu i teraz” w przypadku CIO oznacza konieczność dobrego poznania rozmaitych uwarunkowań, którym podlegają dostawcy, i odpowiedniego przygotowania na realizację różnych scenariuszy rozwoju relacji. Nie chodzi o działania powierzchowne, ale metodyczne i gruntowne zarządzanie tym obszarem.

„Jednym z istotnych wyzwań, które stoją przed IT w Grupie Orlen, jest przygotowanie przyszłościowej architektury aplikacji informatycznych, umożliwiającej m.in. elastyczne zarządzanie portfolio rozwiązań i dostawców. Zdarza się, że pomimo wieloletnich relacji dochodzi do prób zmian warunków kontraktowych nabytych w przeszłości, w tym istotnego wzrostu cen świadczonych usług” – mówi Marek Frąckiewicz, dyrektor Biura Informatyki, PKN Orlen.

Elastyczność, niezależność i reguła ograniczonego zaufania to filary budowania pozycji w relacjach z dostawcami. „Mamy świadomość, że pełen komfort nie jest oczywiście możliwy. Pojęcie silnej, partnerskiej relacji, rozumianej jako realizacja wspólnego celu, w praktyce nie istnieje. Dostawca i klient mają własne, fundamentalne cele i o nie w pierwszej kolejności powinni dbać. A fundamentem bezpieczeństwa jest dość elastyczna architektura IT, połączona z odpowiednią polityką zarządzania portfelem dostawców” – podsumowuje Marek Frąckiewicz.