Sukces COI i uratowanie projektu PL.ID

Centralny Ośrodek Informatyki (COI) odegrał kluczową rolę w uratowaniu projektu PL.ID, sztandarowego przedsięwzięcia informatyzacji państwa. Po przejęciu projektu w 2013 roku, COI dokonał jego restrukturyzacji, co pozwoliło na uruchomienie Systemu Rejestrów Państwowych 1 marca 2015 roku.

Przyjęto zasadę „.gov w domenie, .com w działaniu”, łącząc misję publiczną z rynkową efektywnością. Zastosowano podejście skrajnego pesymizmu, zakładając, że projekt zaczyna się od zera. Zamiast audytów, postawiono na „rozpoznanie bojem” i budowanie wiedzy w trakcie działania.

COI zmodernizował dwa centra przetwarzania danych, zbudował Zintegrowaną Infrastrukturę Rejestrów i przeszkolił 14 tysięcy użytkowników. Optymalizacja architektury SRP przyniosła 30 mln zł oszczędności rocznie na kosztach utrzymania.

Kultura projektowa i zarządzanie zmianą

Wprowadzenie kultury projektowej spotkało się z oporem niektórych grup interesariuszy. Kluczowe było oparcie komunikacji na faktach i danych, a nie emocjach. Istotną rolę odegrali wiceminister Rafał Magryś i dyrektor Roman Kusyk, którzy wprowadzili nowe podejście do realizacji projektów IT w MSW.

Największe obawy budziła skala zmiany – System Rejestrów Państwowych to nie tylko projekt IT, ale fundamentalna zmiana sposobu rejestrowania obywateli. W przekonywaniu sceptyków kluczowe było skupienie się na korzyściach dla obywateli i użytkowników, a nie na samej infrastrukturze.

User Experience i Citizen Centered Design

W COI kluczową rolę odgrywa User Experience (UX). Zespół Marcina Malickiego tworzy fundament publicznych e-usług, czyli portal obywatel.gov.pl. W projektach IT istotne jest mierzenie efektów i dbanie o to, by organizacja nie traciła z oczu celu – tworzenia rozwiązań dla ludzi.

Citizen Centered Design to podejście, w którym określa się skalę korzyści dla obywateli, przedsiębiorców i innych podmiotów. Często mniejsze projekty przynoszą bardziej namacalne efekty. Technologia ma sprawiać, że będzie lepiej, taniej, wygodniej – ale tylko wtedy, gdy podda się ją rygorom mierzalnych efektów.

Optymalizacja i budowa kompetencji

Zespół infrastruktury COI, kierowany przez Sebastiana Zduńczyka, skupił się na optymalizacji kosztów i zasobów. Powstała Zintegrowana Infrastruktura Rejestrów, a koszty utrzymania systemu spadły o ponad połowę.

COI zbudował własny pion deweloperski, co było ewenementem w instytucji państwowej. Michał GŁowiński i jego zespół udowodnili, że można stworzyć i utrzymać zespół analityków i programistów w sektorze publicznym.

COI postawił na zwinne metodyki zarządzania projektami, takie jak Scrum. Ania Jaczkowska pracuje nad wypracowaniem własnego procesu projektowego w COI, opartego na tych doświadczeniach.

Państwo usługowe – wizja przyszłości

Polska ma do dyspozycji 10 mld zł na cyfryzację z funduszy UE. Minister Anna Streżyńska prowadzi reformę obszaru cyfryzacji, która ma dać szefowi resortu narzędzia do realnej informatyzacji państwa.

Obecnie państwo działa w modelu regulacyjnym, charakterystycznym dla epoki przemysłowej. W erze cyfrowej potrzebne jest państwo usługowe – solidarne z obywatelami, a nie zbiór procedur i instytucji.

Przykład USA pokazuje, że państwo regulacyjne świetnie radzi sobie z narzędziami kontroli, ale nie rozumie potrzeb obywateli. Wielka Brytania i USA idą w kierunku modelu usługowego – Polska powinna podążać tą samą drogą.

ePUAP odzwierciedla logikę „papierowej” administracji. Potrzebne są usługi transakcyjne, które pozwolą na realne załatwienie sprawy online.

Ideałem cyfrowego państwa w 2020 roku jest wdrożenie modelu usługowego, komunikacja prostym językiem, kompetencje IT w sektorze publicznym i kilkaset e-usług na portalu obywatel.gov.pl.