Konflikt interesów w zarządzaniu zmianą

Wszyscy menedżerowie w firmie teoretycznie dążą do realizacji wspólnych celów strategicznych. Mimo to, w obszarze zarządzania zmianą w infrastrukturze informatycznej, często dochodzi do napięć między działami IT a biznesem. Wynika to z odmiennych perspektyw i priorytetów.

Dla działów biznesowych, takich jak sprzedaż czy marketing, kluczowa jest szybka adaptacja do zmieniających się warunków rynkowych. Oczekują one od IT ciągłych zmian w systemach, aby móc skutecznie realizować swoje plany. Z kolei dla IT, priorytetem jest utrzymanie wydajnego, stabilnego i bezpiecznego środowiska. Każda zmiana wiąże się z potencjalnym ryzykiem i kosztami.

Źródła problemów

Problemy we współpracy między IT a biznesem mają wiele przyczyn:

• Zła komunikacja: Stereotyp „informatyka mówiącego innym językiem” wciąż jest obecny. IT często oczekuje, że biznes dostarczy gotową specyfikację zmian, podczas gdy biznes nie zawsze wie, jak ją przygotować.
• Niewłaściwe zarządzanie projektami: Brak jasnego podziału obowiązków, niewystarczająca analiza wpływu zmian na procesy biznesowe oraz nieefektywne planowanie prowadzą do opóźnień i frustracji.
• Niejasny podział odpowiedzialności i kompetencji: Kto jest odpowiedzialny za analizę wpływu zmian na procesy? Kto podejmuje ostateczne decyzje? Brak jasnych wytycznych prowadzi do konfliktów.
• Wzajemne postrzeganie: Biznes postrzega IT jako hamulcowego, a IT uważa, że biznes nie rozumie technicznych ograniczeń.
• Wysokie koszty: Obsługa zmian, zakup i wdrożenie nowych rozwiązań generują znaczne koszty, które stają się przedmiotem sporów.

Skąd się biorą zmiany?

Głównym inicjatorem zmian w IT jest biznes. Potrzeba realizacji planów marketingowych, sprzedażowych czy strategicznych celów firmy wymusza adaptację systemów informatycznych. Na przykład, wprowadzenie nowej oferty w firmie telekomunikacyjnej wiąże się ze zmianą systemu taryfikacji i fakturowania. Biznes nie lubi czekać, bo to oznacza stratę czasu i oddanie pola konkurencji. Presja na IT rośnie, a wraz z nią ryzyko konfliktów.

Brak zrozumienia

„IT często oczekuje, że to biznes, żądając zmian, przyniesie ich gotową specyfikację. Pomijając fakt, że najczęściej nie ma czasu na jej napisanie, biznes z reguły nie wie, jakie informacje powinna zawierać specyfikacja funkcjonalna, aby zadowoliła IT” – twierdzi Kamil Białkowski, dyrektor Centrum Rozwiązań Biznesowych w spółce Pentacomp Systemy Informatyczne.

„Wniosek o zmianę powinien uwzględniać wstępną analizę wpływu na procesy biznesowe. Jest to element często pomijany przez biznes albo opisany ogólnikowo. Aby dobrze ocenić wpływ na proces, trzeba mieć przekrojową wiedzę o procesach, a tę wiedzę ma IT” – uważa Jarosław Baczyński, niezależny ekspert IT.